Sternsinger organisieren: Leitfaden für die Aktion 2027 in der Pfarrei

Sternsinger organisieren: Was in der Pfarrei zu tun ist

Rund um den Dreikönigstag ziehen in den Pfarreien Kinder und Jugendliche als Sternsinger von Haus zu Haus, bringen den Segen und sammeln für Kinder in aller Welt. Bundesweite Träger der Aktion Dreikönigssingen sind das Kindermissionswerk „Die Sternsinger“ und der Bund der Deutschen Katholischen Jugend (BDKJ). Sie geben die Materialien heraus, und das Kindermissionswerk verwaltet die Spenden. Organisiert wird die Aktion aber vor Ort: in der Pfarrei, oft getragen von Ministranten, Jugendverbänden oder einem kleinen Team aus Ehrenamtlichen und Pfarrbüro.

Die Aktion 2027 steht unter dem Motto „Gutes Essen, starke Kinder – Sternsingen für gesunde Ernährung“. Werkheft, Film, Gottesdienstbausteine und Plakat stellt das Kindermissionswerk bereit; das Werkheft lässt sich kostenlos bestellen. Den Rahmen setzt die Ordnung zur Aktion Dreikönigssingen: Der Aktionszeitraum beginnt am 27. Dezember und endet am dritten Freitag im Januar, für die Aktion 2027 also am 15. Januar 2027. Innerhalb dieses Zeitraums legt jede Pfarrei ihre Sammeltage selbst fest.

Bei der Pfarrei liegen sechs Aufgaben: ein verantwortliches Team, Kinder und Begleitpersonen, die Einteilung der Bezirke, Aussendung und Dank, das sichere Zählen und Weiterleiten der Spenden sowie die Kommunikation mit Eltern und Gemeinde. Dieser Leitfaden geht sie in der Reihenfolge durch, in der sie anfallen.

Zeitplan: Von Oktober bis zum Frühjahr

Die meiste Arbeit fällt nicht im Januar an, sondern im November. Wer im Oktober beginnt, hat Luft für die Anmeldung und muss im Dezember nicht hinter Begleitpersonen herlaufen.

Kinder gewinnen und anmelden

Die meisten Kinder kommen über persönliche Ansprache: in der Erstkommunion- und der Firmvorbereitung, bei den Ministranten, im Religionsunterricht oder weil die große Schwester im Vorjahr dabei war. Ein Aufruf im Pfarrbrief erreicht vor allem die Eltern. Jugendliche, die schon mehrmals mitgegangen sind, übernehmen gern Verantwortung in einer Gruppe; sprechen Sie sie gezielt darauf an.

Die Anmeldung fragt nur ab, was Sie für die Aktion brauchen:

• Name und Alter des Kindes, Kontakt der Sorgeberechtigten für Rückfragen und Notfälle
• an welchen Tagen das Kind kann und mit wem es gern in eine Gruppe möchte
• Hinweise zu Allergien, Essen und Medikamenten, soweit für Mittagessen und Unterwegs nötig
• Gewandgröße, falls die Pfarrei Gewänder stellt
• die Einwilligung der Sorgeberechtigten zur Teilnahme und, getrennt und freiwillig, zu Fotos

Angaben zu Allergien und Medikamenten sind Gesundheitsdaten und gehören nach dem Kirchlichen Datenschutzgesetz (KDG) zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Sehen sollten sie nur die Leitung und die Begleitperson der jeweiligen Gruppe. Nach der Aktion werden die Anmeldedaten gelöscht; wer Familien im nächsten Jahr wieder einladen möchte, fragt dafür in der Anmeldung eigens um Erlaubnis.

Papierbögen kommen erfahrungsgemäß unvollständig und verspätet zurück, und jemand muss sie abtippen. Ein Online-Formular mit Pflichtfeldern erledigt beides: Die Eltern melden vom Handy aus an, und die Liste für die Gruppeneinteilung entsteht von selbst.

Begleitpersonen und Kinderschutz

Jede Gruppe ist mit einer erwachsenen Begleitperson unterwegs. Bewährt haben sich Gruppen von drei bis fünf Kindern: groß genug für den Gesang, klein genug, dass die Begleitung alle im Blick behält. Begleitpersonen finden Sie unter Eltern, volljährigen Jugendlichen aus der Jugendarbeit, Gruppenleitungen und Seniorinnen und Senioren, die die Straßen kennen. Für die Mittagspause lohnt eine eigene Liste mit Helfern, die kochen oder ausgeben.

Was die Präventionsordnung verlangt

Das Kindermissionswerk stellt in seinen Hinweisen zum Kinderschutz klar: Alle Bestimmungen zum Kindesschutz, die im Bistum gelten, gelten auch für die Pfarrgemeinde. In einigen Bistümern unterzeichnen Begleitpersonen eine Selbstverpflichtungserklärung oder besuchen eine Präventionsschulung. Ob zusätzlich ein erweitertes Führungszeugnis nötig ist, regelt die Präventionsordnung Ihres Bistums, meist abhängig von Art, Dauer und Intensität des Kontakts. Verbindlich Auskunft geben die Präventionsbeauftragten des Bistums; eine Übersicht steht auf praevention-kirche.de. Wie Sie Schulungen und Führungszeugnisse mit ihren Fristen dokumentieren, beschreibt der Ratgeber Führungszeugnisse im Ehrenamt verwalten.

Sicher unterwegs

• Pausen und Verpflegung einplanen. Das Kindermissionswerk rät ausdrücklich zu regelmäßigen Pausen mit Essen und Getränken. Bei Kälte und Regen lieber kürzere Runden.
• Begleitung vorher briefen. Treffpunkt, Abholzeit, Route, Notfallnummer der Leitung und die Kontakte der Eltern hat jede Begleitperson dabei.
• Klare Regeln an der Tür. Vereinbaren Sie, dass Kinder Wohnungen nur gemeinsam mit der Begleitung betreten und niemand allein vorausgeht.
• Sichtbar bleiben. Im Januar wird es früh dunkel; Reflektoren oder Warnwesten über dem Gewand sind kein Stilbruch.
• Niemanden überfordern. Ein Kind, das nach drei Stunden nicht mehr mag, darf aufhören. Die Abholung ist vorher geklärt.

Fotos der Sternsinger sind für Pfarrbrief und Website beliebt. Veröffentlichen Sie nur Bilder, für die eine Einwilligung der Sorgeberechtigten vorliegt. Das Kindermissionswerk stellt in seiner Materialdatenbank Vorlagen für die Medienarbeit bereit, darunter eine Einverständniserklärung.

Gruppen, Bezirke und Besuchswünsche

Die Bezirkseinteilung vom Vorjahr ist der beste Ausgangspunkt. Prüfen Sie, wo Gruppen zu spät zurückkamen oder Straßen ausgelassen wurden, und planen Sie lieber kleinere Bezirke als zu große: Eine Gruppe, die pünktlich und gut gelaunt zurückkommt, geht im nächsten Jahr wieder mit.

In großen Pfarreien lässt sich nicht jede Straße besuchen. Viele Gemeinden bitten deshalb Haushalte, ihren Besuchswunsch anzumelden: über einen Abschnitt im Pfarrbrief, telefonisch im Pfarrbüro oder über ein Online-Formular. Seniorenheime, Kindergärten, das Rathaus und örtliche Betriebe fragen Sie am besten früh an und vereinbaren eine Uhrzeit.

Jede Gruppe bekommt einen Laufzettel: Bezirk oder Adressliste, Treffpunkt und Zeiten, Name und Telefonnummer der Begleitung, die Besuchswünsche mit Uhrzeit und die Notfallnummer der Leitung. Adresslisten von Haushalten werden nur für die Route verwendet und nach der Aktion vernichtet.

Spenden sicher zählen und weiterleiten

Beim Umgang mit dem Geld ist die Ordnung zur Aktion Dreikönigssingen eindeutig:

1. Sicher sammeln. Sammelgefäße werden gesichert. Beim Öffnen, Zählen und Dokumentieren gilt das Vier-Augen-Prinzip.
2. Nur für die Aktion. Mit der Sammlung dürfen keine weiteren Zwecke verbunden werden, und aus dem Sammelgeld wird nichts für Durchführungskosten entnommen. Mittagessen, Gewänder und Kreide bezahlt die Pfarrei aus anderen Mitteln oder über Sachspenden.
3. Vollständig weiterleiten. Die Spenden gehen zeitnah und ohne Abzüge an das Kindermissionswerk, sofern der Kollektenplan Ihres Bistums nichts anderes vorsieht.
4. Frist einhalten. Die Weiterleitung ist spätestens drei Monate nach Ende des Aktionszeitraums abgeschlossen.

Bewährt hat sich ein Zählprotokoll je Gruppe und Tag mit zwei Unterschriften, das zusammen mit dem Geld im Pfarrbüro bleibt. Bargeld übernachtet nicht privat. Wer sich wünscht, dass die örtlichen Spenden ein bestimmtes Projekt fördern, kann das beim Kindermissionswerk anfragen; die Anfrage wird jedes Jahr neu gestellt, idealerweise bis Ende August, und eine Vergabekommission entscheidet. Fragen zu Spendenbescheinigungen klären Sie vorab mit dem Pfarrbüro oder der Spenderkommunikation des Kindermissionswerks.

Ankündigen, informieren, danken

Drei Zielgruppen brauchen Informationen, jede zu ihrer Zeit:

• Die Gemeinde erfährt im Pfarrbrief, auf der Website, über Aushänge und die Lokalzeitung, wann die Sternsinger kommen und wie man einen Besuch anmeldet. Für die Pressearbeit liegen Vorlagen in der Materialdatenbank des Kindermissionswerks.
• Die Eltern bekommen einen Brief oder eine Mail mit allem Wichtigen: Termine, Treffpunkte, Abholzeiten, Mittagessen, Notfallnummer. Am Vortag genügt eine kurze Erinnerung. Krankmeldungen laufen über einen festen Weg, nicht über eine private Messenger-Gruppe; warum, erklärt der Ratgeber WhatsApp in der Pfarrei.
• Die Begleitpersonen erhalten vorab Route, Laufzettel und die Regeln für unterwegs.

Nach der Aktion gehört der Dank dazu: das Ergebnis im Gottesdienst und im Pfarrbrief, ein Dankeschön-Treffen für Kinder und Helfer, ein Gruß an die Familien, die das Mittagessen gekocht haben. Halten Sie im Team-Rückblick fest, was Sie im nächsten Jahr ändern; diese Notizen sind die halbe Vorbereitung für die nächste Aktion. Wie Sie Pfarrbrief, Website und Rundmail insgesamt sinnvoll aufteilen, beschreibt der Leitfaden Mitgliederkommunikation digitalisieren.

Was digital leichter wird und was analog bleibt

Der Segen an der Haustür, das Lied, die Kreide am Türrahmen: Das Herz der Aktion bleibt analog, und das ist gut so. Leichter wird die Verwaltung drumherum, die in vielen Pfarreien in Zetteln, Excel-Listen und Telefonketten steckt. In Pfario sieht das so aus:

• Anmeldung über ein Online-Formular mit Pflichtfeldern, Einwilligungs-Häkchen, Unterschrift und Excel-Export (Formulare).
• Begleitschichten und Mittagessen als Eintragsliste mit Platzzahl: Eltern tragen sich über einen Link ein, ohne Konto.
• Präventionsnachweise der Begleitpersonen mit Ablaufdatum und automatischer Erinnerung (Nachweise).
• Zeitplan als Aufgaben-Board mit Fälligkeiten relativ zur Aussendung, als Vorlage für das nächste Jahr (Aufgaben).
• Termine und Räume: Proben, Aussendung und Dankeschön im öffentlichen Kalender, das Pfarrheim für Proben und Mittagessen gebucht (Kalender, Raumbuchung).
• Rundmail an alle angemeldeten Familien, ohne Adressen aus einer Liste zu kopieren.

Wer die Aktion einmal so aufgesetzt hat, kopiert im nächsten Jahr Formular, Liste und Aufgaben und ändert die Daten. Gerade wenn die Verantwortung wechselt, ist das der größte Gewinn.

Checkliste: Sternsingeraktion in der Pfarrei

• Leitungsteam und Ansprechperson je Kirchort benannt
• Aussendung, Sammeltage und Dankeschön im Aktionszeitraum festgelegt
• Werkheft, Infopaket, Segensaufkleber und Plakate bestellt
• Anmeldung für Kinder geöffnet, mit getrennter Foto-Einwilligung
• Begleitpersonen gefunden, Präventionsvorgaben des Bistums geklärt und erfüllt
• Bezirke eingeteilt, Besuchswünsche gesammelt, Laufzettel je Gruppe erstellt
• Elternbrief mit Zeiten, Treffpunkten und Notfallnummer verschickt
• Räume für Proben und Mittagessen reserviert, Mittagessen organisiert
• Gewänder, Kronen und Sterne geprüft
• Zählprotokoll vorbereitet, Vier-Augen-Prinzip beim Zählen besprochen
• Spenden ohne Abzüge und fristgerecht weitergeleitet
• Dank und Ergebnis veröffentlicht, Anmeldedaten gelöscht, Rückblick notiert

Häufige Fragen