Mitgliederkommunikation digitalisieren: So erreicht die Pfarrei ihre Gemeinde

Warum die Pfarrei so viele erreicht und trotzdem nicht alle

Ein typischer Termin in einer Pfarrei wird viermal veröffentlicht: im Pfarrbrief, im Schaukasten, auf der Website und in der Chatgruppe der Gruppe, die ihn veranstaltet. Ändert sich die Uhrzeit, stimmen danach drei von vier Stellen nicht mehr. Wer in keiner Gruppe ist, erfährt von der Änderung gar nichts, und wer in fünf Gruppen ist, bekommt dieselbe Nachricht fünfmal.

Mitgliederkommunikation zu digitalisieren heißt deshalb nicht, einen weiteren Kanal aufzumachen. Es heißt, festzulegen, wo eine Information entsteht, wer sie bekommen soll und auf welchem Weg sie die Menschen erreicht, die sie brauchen. Die Technik ist dabei der kleinere Teil. Der größere ist eine Absprache im Team, wer was wohin schreibt.

Dieser Ratgeber richtet sich an Pfarrbüro, Pfarrgemeinderat und alle, die in der Pfarrei für Öffentlichkeitsarbeit zuständig sind. Er ergänzt den Leitfaden Pfarrei digitalisieren, der den Gesamtumbau beschreibt, und konzentriert sich auf eine Frage: Wie kommt die richtige Nachricht zur richtigen Person?

Die Kanäle der Pfarrei, ehrlich eingeordnet

Kein Kanal ist für alles gut. Die Tabelle zeigt, wofür sich welcher eignet und wo seine Grenzen liegen.

Zwei Kanäle verdienen einen genaueren Blick. Der Pfarrbrief bleibt für viele Gemeindemitglieder die wichtigste Verbindung zur Pfarrei; ihn abzuschaffen wäre der schnellste Weg, gerade die Treuesten zu verlieren. Er muss aber keine Termine mehr transportieren, die sich ohnehin noch ändern. Bei WhatsApp haben viele Bistümer die dienstliche Nutzung untersagt, weil der Dienst Adressbücher hochlädt und die Pfarrei keine Kontrolle über die Daten hat. Was die Datenschutzaufsichten genau sagen und welche Alternativen es gibt, beschreibt der Ratgeber WhatsApp in der Pfarrei.

Drei Grundsätze, bevor Sie Werkzeuge wählen

Eine Quelle für jede Information. Ein Termin wird einmal eingetragen und von dort aus verteilt: in den Kalender, in die App, auf die Website, ins Kalender-Abo. Wer ihn ändert, ändert ihn überall. Das ist die wichtigste Regel und zugleich die, an der die meisten Pfarreien scheitern, weil jede Gruppe ihren eigenen Weg pflegt.

Zielgruppen über Zugehörigkeit statt über Verteiler. Wer zum Kirchenchor gehört, soll die Nachrichten des Kirchenchors bekommen, und zwar ab dem Tag des Eintritts bis zum Tag des Austritts. Handgepflegte Mailverteiler und Chatgruppen leisten das nicht; ein Verzeichnis mit Gruppen schon.

Die Empfänger entscheiden über den Weg. Manche wollen jede Nachricht sofort aufs Handy, andere lieber einmal pro Woche eine Mail, wieder andere nur den gedruckten Brief. Gute Mitgliederkommunikation sendet dieselbe Information über den Weg, den die Person gewählt hat, statt alle auf einen Kanal zu zwingen.

In acht Schritten zur digitalen Mitgliederkommunikation

1. Bestand aufnehmen. Listen Sie alle Kanäle auf, die es heute gibt, auch die inoffiziellen: Wer betreibt sie, wer liest sie, wie aktuell sind sie? Das Ergebnis ist meist länger als erwartet.
2. Zielgruppen beschreiben. Gemeinde allgemein, Gruppenmitglieder, Ehrenamtliche mit Diensten, Eltern von Kindern in Katechese und Jugendarbeit, Gremien. Jede Zielgruppe braucht andere Informationen in anderem Takt.
3. Jedem Kanal eine Rolle geben. Legen Sie schriftlich fest, wofür welcher Kanal da ist: der Pfarrbrief für Hintergrund und Überblick, die App für Gruppen und Dienste, die Website für die Öffentlichkeit, die Rundmail für Einladungen. Kanäle ohne Rolle schließen Sie.
4. Rechtsgrundlagen klären. Für Rundmails und Newsletter an Gemeindemitglieder brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach dem kirchlichen Datenschutzrecht (KDG), häufig eine Einwilligung, und jede Mail braucht einen Weg zur Abmeldung. Für Fotos von Minderjährigen gilt das besonders streng. Stimmen Sie das mit dem Datenschutzbeauftragten Ihres Bistums ab.
5. Verantwortliche und Freigaben festlegen. Wer darf im Namen der Pfarrei schreiben, wer nur für die eigene Gruppe? Für Rundmails an viele Empfänger hat sich ein Vier-Augen-Prinzip bewährt: Die Gruppenleitung schreibt, das Pfarrbüro gibt frei.
6. Moderation und Kinderschutz regeln. Wo Gemeindemitglieder selbst schreiben und kommentieren können, braucht es eine Melde-Funktion, eine Person, die Meldungen bearbeitet, und Regeln für Gruppen mit Minderjährigen. Das gehört ins Schutzkonzept der Pfarrei.
7. Ältere Gemeindemitglieder mitnehmen. Der Pfarrbrief bleibt, und wer keine E-Mail hat, bekommt Einladungen weiterhin als Brief. Bieten Sie eine Sprechstunde an, in der Ehrenamtliche beim Installieren der App helfen; Jugendliche und Firmlinge übernehmen das oft gern. Öffentliche Informationen sollten ohne Konto lesbar sein.
8. Nach drei Monaten nachsteuern. Welche Kanäle werden gelesen, wo kommen Rückfragen, wer fehlt noch? Passen Sie die Rollen der Kanäle an, statt neue hinzuzufügen.

Wie Pfario die Mitgliederkommunikation organisiert

Pfario setzt die Grundsätze von oben so um, dass sie im Alltag ohne Zusatzaufwand funktionieren. Alles beginnt beim Verzeichnis: Wer Mitglied einer Gruppe ist, erhält automatisch deren Beiträge, Termine und Chat-Kanal. Wer austritt, ist überall draußen, ohne dass jemand eine Liste pflegen muss.

• Beiträge-Feed: Neuigkeiten aus Pfarrei und Gruppen mit Bildern, Umfragen und Kommentaren, zeitgesteuert veröffentlicht. Öffentliche Beiträge sind auch ohne Anmeldung lesbar und lassen sich in die Website der Pfarrei einbetten. Mehr dazu im Modul Beiträge.
• Chat mit Moderation: Jede Gruppe hat automatisch ihren Kanal, mit Melde-Funktion, Moderations-Warteschlange und einstellbarem Schutzalter. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Details im Modul Chat.
• Benachrichtigungen nach Wahl: Jede Person legt fest, welche Nachrichten sie in der App, per Push oder per E-Mail bekommt, und ob Mails sofort, täglich oder wöchentlich gesammelt kommen.
• Kalender als Abo: Termine stehen an einer Stelle und erscheinen von dort im Kalender aufs Handy, in der App und als Einbettung auf der Website. Mehr im Modul Kalender.
• Rundmails mit Freigabe: Rundmails an Gruppen oder an alle, die ein Formular ausgefüllt haben, personalisiert und mit Abmeldelink. Auf Wunsch gibt das Pfarrbüro jede Rundmail vor dem Versand frei.
• Briefe für alle ohne E-Mail: Serienbriefe mit Platzhaltern aus dem Verzeichnis, als Sammel-PDF zum Drucken. So bekommen auch Gemeindemitglieder ohne Internet dieselbe Einladung. Siehe Modul Briefe.

Für die Gemeindemitglieder läuft das meiste über die Pfario-App für iOS und Android: Neuigkeiten, Termine, eigene Dienste und Chat. Die App hat einen Gastmodus, in dem sich öffentliche Inhalte der Pfarrei ohne Konto ansehen lassen. Wer die App nicht möchte, nutzt die Web-Oberfläche im Browser oder bleibt bei E-Mail und Brief.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Ein neuer Kanal, aber kein alter weniger. Wer eine App einführt und gleichzeitig alle Chatgruppen, Verteiler und Aushänge weiterlaufen lässt, verdoppelt die Arbeit und verwirrt die Gemeinde. Legen Sie für jeden alten Kanal ein Enddatum fest oder geben Sie ihm ausdrücklich eine neue, kleinere Rolle.

Alles an alle. Wenn jede Nachricht an die ganze Pfarrei geht, schalten die Empfänger nach wenigen Wochen ab, im Postfach wie auf dem Handy. Schreiben Sie an die Gruppe, die es betrifft, und lassen Sie pfarreiweite Nachrichten die Ausnahme bleiben.

Technik vor Absprache. Eine Software löst nicht die Frage, wer im Namen der Pfarrei sprechen darf. Klären Sie Zuständigkeiten und Freigaben im Pfarrgemeinderat, bevor das erste Konto angelegt wird.

Die Ehrenamtlichen vergessen. Gruppenleitungen tragen die Umstellung, weil sie mit ihren Gruppen am meisten kommunizieren. Nehmen Sie sie früh dazu, zeigen Sie ihnen, was ihnen Arbeit abnimmt, und hören Sie auf ihre Rückmeldungen.

Checkliste für den Start

• Alle bestehenden Kanäle mit Betreiber und Zielgruppe erfasst.
• Für jeden Kanal eine Rolle schriftlich festgelegt, Kanäle ohne Rolle geschlossen.
• Termine werden nur noch an einer Stelle eingetragen.
• Rechtsgrundlagen und Abmeldewege mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt.
• Festgelegt, wer im Namen der Pfarrei schreibt und wer Rundmails freigibt.
• Melde-Funktion, Moderation und Regeln für Gruppen mit Minderjährigen geklärt.
• Pfarrbrief und Briefversand für Gemeindemitglieder ohne E-Mail bleiben erhalten.
• Termin für die Auswertung nach drei Monaten im Kalender.

Häufige Fragen