Ein Dienstag im Pfarrbüro — mit Pfario
8:15 Uhr. Die Pfarrsekretärin öffnet nicht drei Programme, sondern eines. Über Nacht sind zwei Beitrittsanfragen für den Familienkreis eingegangen; die Leitung hat eine davon schon freigegeben, die zweite wartet. Das steht im Posteingang, nicht in einer Mail, die untergeht. Eine Raumanfrage für den Pfarrsaal am Samstag kollidiert mit der Chorprobe: Pfario zeigt die Überschneidung an, bevor jemand zusagt.
9:30 Uhr. Das Dekanat fragt, wie viele Ehrenamtliche der Pfarrei ein gültiges erweitertes Führungszeugnis vorgelegt haben. Früher: die Wiedervorlage-Mappe, ein Vormittag. Heute: die Status-Matrix im Modul Nachweise, ein Blick, ein Export. Wer in vier Wochen abläuft, hat die Erinnerungs-Mail bereits bekommen.
11:00 Uhr. Rundmail an alle Lektorinnen und Lektoren wegen der Umstellung der Gottesdienstordnung. Die Sekretärin schreibt sie, die Pastoralreferentin gibt sie frei: Vier-Augen-Prinzip, mit dem Absender der Pfarrei. Die Empfängerliste kommt aus der Gruppe, nicht aus einer Excel-Kopie, die seit März niemand gepflegt hat.
14:00 Uhr. Eine Familie zieht weg und bittet um Löschung ihrer Daten. Ein Vorgang, eine Kaskade: Personen, Gruppenmitgliedschaften, Dienste, Formular-Einsendungen. Das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer wann gelöscht hat, falls die Datenschutzaufsicht fragt.
Warum Pfarrbüros Pfario wählen
Das Pfarrbüro ist die Stelle, an der alle Listen zusammenlaufen und an der jede Doppelpflege Zeit kostet. Software für das Pfarrbüro muss deshalb vor allem eines leisten: eine Quelle für Personen, Termine und Räume, aus der sich alle anderen bedienen. Pfario ist genau so gebaut. Die Gruppenleitungen pflegen ihre Mitglieder selbst, die Ehrenamtlichen tragen ihre Verfügbarkeiten ein, das Pfarrbüro behält Überblick und Freigabe. Und weil Pfario modular ist, starten viele Pfarrbüros mit Verzeichnis und Raumbuchung und nehmen den Rest dazu, wenn die ersten Gruppen mitziehen.
- Ein Verzeichnis, zehn Filter, Excel-Export — jede Auswertung ohne Kopie.
- Rollen statt Ausnahmen — Leitung, Helfer, Mitglied je Gruppe; das Pfarrbüro sieht alles, muss aber nicht alles pflegen.
- Freigaben statt Zuruf — Räume, Beitritte, Rundmails laufen durch einen Vorgang, nicht durch den Flur.
- KDG-konform ab Werk — Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Hosting in Deutschland, Löschkaskade, Protokoll.
- Kein Schulungstag — die Einführung dauert in der Regel eine Sitzung für das Büro und eine Stunde je Gruppenleitung.
Wie eine Einführung Schritt für Schritt abläuft, beschreibt der Leitfaden Pfarrei digitalisieren. Welche Kriterien bei der Auswahl zählen, steht auf der Seite Pfarrei-Software.
Häufige Fragen
Nein. Das Meldewesen führt die amtlichen Kirchenmitgliedsdaten und bleibt beim Bistum. Pfario organisiert die laufende Arbeit der Pfarrei: Gruppen, Termine, Dienste, Räume, Kommunikation und Nachweise. Beide ergänzen sich.
Per Excel-Import: Sie laden Ihre Personenliste hoch, ordnen die Spalten zu, Pfario prüft auf Dubletten. Auf Wunsch übernehmen wir den ersten Import in der Einrichtungsphase.
Das Pfarrbüro sieht alles; Gruppenleitungen sehen ihre Gruppe; jede Person steuert selbst, welche Kontaktdaten andere Mitglieder sehen. Rechte werden pro Modul und Gruppe vergeben.
Ja. Der AV-Vertrag nach § 29 KDG gehört zum Angebot, das Hosting liegt in Deutschland, und Löschfristen sowie Datenexport sind Standard.