Erweiterte Führungszeugnisse und Präventionsschulungen im Ehrenamt verwalten

Was die Präventionsordnungen verlangen

Wer im Pfarrbüro Führungszeugnisse für das Ehrenamt verwalten muss, kennt die Situation: Ein Ordner mit Sichtvermerken, eine Excel-Liste mit Ablaufdaten, dazu Teilnahmebescheinigungen von Präventionsschulungen in drei verschiedenen Formaten, und dazu die Frage, wer eigentlich alles ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen muss. Die Anforderungen sind nicht kompliziert, aber sie verteilen sich auf mehrere Rechtsquellen, und sie laufen ab.

Grundlage in der katholischen Kirche ist die Rahmenordnung „Prävention gegen sexualisierte Gewalt" der Deutschen Bischofskonferenz vom 18. November 2019, die jedes (Erz-)Bistum in einer eigenen Präventionsordnung umsetzt. Die Rahmenordnung nennt fünf Bausteine, die für die Verwaltung relevant sind:

• Erweitertes Führungszeugnis (Abschnitt 3.1.1). Beschäftigte im kirchlichen Dienst müssen es „entsprechend den gesetzlichen dienst- und arbeitsrechtlichen Regelungen" vorlegen; für Ehrenamtliche besteht die Pflicht, „soweit es die gesetzlichen Regelungen bestimmen". Und: „Diese Einsichtnahme ist dauerhaft zu dokumentieren."
• Selbstauskunftserklärung (3.1.2). Je nach Art, Intensität und Dauer des Kontakts prüfen die Verantwortlichen, ob eine Erklärung vorzulegen ist, dass keine Verurteilung nach § 72a Abs. 1 SGB VIII vorliegt und kein Ermittlungsverfahren läuft.
• Verhaltenskodex (3.2). Die Unterzeichnung der Verpflichtungserklärung ist „verbindliche Voraussetzung für eine Anstellung, Weiterbeschäftigung sowie auch für eine Beauftragung zu einer ehrenamtlichen Tätigkeit".
• Präventionsschulungen (3.6). Alle, die mit Kindern, Jugendlichen oder schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen arbeiten, werden geschult; Leitungspersonen zusätzlich.
• Institutionelles Schutzkonzept (Abschnitt 3). Der Rechtsträger, also die Pfarrei, beschreibt darin, wie er diese Bausteine umsetzt und wie im Verdachtsfall vorgegangen wird.

Fristen: fünf Jahre, drei Monate, drei Zeitstunden

Die Rahmenordnung selbst nennt keine Frist für die Wiedervorlage. Die Handreichung zur Rahmenordnung (2021) verweist auf § 72a SGB VIII, der die Wiedervorlage „in regelmäßigen Abständen" empfiehlt, und stellt fest, dass der längste geregelte Zeitraum eine Wiedervorlage nach fünf Jahren ist. Die Bistümer haben das in ihren Ordnungen konkretisiert: Das Bistum Münster schreibt in seinen FAQ zum erweiterten Führungszeugnis, dass „im Grundsatz die Regel [gilt], dass alle fünf Jahre ein aktualisiertes erweitertes Führungszeugnis vorgelegt werden muss", und dass es bei Vorlage „nicht älter als drei Monate sein" darf. Die Diözese Rottenburg-Stuttgart nennt in ihren FAQ ebenfalls „alle 5 Jahre"; die Präventionsordnung des Bistums Fulda regelt die Erneuerung alle fünf Jahre in § 5.

Für Schulungen gilt ein ähnlicher Rhythmus: Im Bistum Münster sind alle in der Kinder- und Jugendarbeit Aktiven verpflichtet, nach der Erstschulung alle fünf Jahre eine Vertiefungs- oder Auffrischungsschulung zu besuchen; das Erzbistum Köln verlangt spätestens fünf Jahre nach der letzten Schulung eine Vertiefung von mindestens drei Zeitstunden. Der Umfang der Erstschulung (Sensibilisierung, Basis, Intensiv) richtet sich nach Art und Intensität des Kontakts. Prüfen Sie die Zahlen Ihres Bistums: Die Fünf-Jahres-Regel ist verbreitet, aber Altersgrenzen, Schulungsstufen und Formulare unterscheiden sich.

Wer betroffen ist

Die Vorlagepflicht knüpft nicht an das Amt, sondern an den Kontakt. Nach den Präventionsordnungen müssen Personen ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Kinder und Jugendliche oder schutz- oder hilfebedürftige Erwachsene betreuen oder regelmäßig mit ihnen Kontakt haben, unabhängig davon, ob haupt-, neben- oder ehrenamtlich. In der Pfarrei sind das typischerweise:

• Leitungen und Helfer in Ministranten-, Jugend- und Kindergruppen, Sternsinger-Begleitungen, Zeltlager-Teams,
• Katechetinnen und Katecheten in Erstkommunion- und Firmvorbereitung,
• Chorleitungen von Kinder- und Jugendchören, Betreuende in der Familienarbeit,
• Personen mit Kontakt zu schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen, etwa im Besuchsdienst,
• Hauptamtliche im pastoralen Dienst, auch wenn sie aktuell nicht mit Minderjährigen arbeiten.

Die Altersgrenze für ehrenamtliche Jugendliche legt das Bistum fest: Münster nennt 14 Jahre in Anlehnung an § 72a SGB VIII, Rottenburg-Stuttgart 16. Für Ehrenamtliche ist die Beantragung beim Bundesamt für Justiz gebührenfrei, wenn die Pfarrei die ehrenamtliche Tätigkeit mit einem Aufforderungsschreiben bescheinigt. Bei Hauptamtlichen trägt laut Handreichung der Rechtsträger die Kosten der Wiedervorlage, nicht die der erstmaligen Vorlage bei Einstellung.

Erweitertes Führungszeugnis in der Kirche: Was dokumentiert werden darf

Hier passieren die meisten Fehler. Das erweiterte Führungszeugnis wird eingesehen, nicht eingesammelt. Das Bistum Münster formuliert es eindeutig: „Es dürfen laut Bundeskinderschutzgesetz keine Kopie oder Abschrift des vorgelegten Führungszeugnisses angefertigt werden. Das Original verbleibt beim Antragsteller/bei der Antragstellerin." Die Datenschutzstelle des Bistums Mainz bestätigt das in einem Beitrag vom März 2025: „Es darf weder eine Kopie angefertigt noch das Original dauerhaft einbehalten werden." Für die evangelische Seite hat der EKD-Datenschutzbeauftragte im April 2024 klargestellt, dass nur ein Sichtvermerk zu den Akten genommen werden darf und vorhandene Kopien zu vernichten sind.

Dokumentiert werden darf nach § 72a Abs. 5 SGB VIII und den diözesanen FAQ nur:

• dass Einsicht in ein erweitertes Führungszeugnis genommen wurde,
• das Datum der Einsichtnahme und das Ausstellungsdatum des Zeugnisses,
• ob eine rechtskräftige Verurteilung wegen einer Straftat nach § 72a Abs. 1 SGB VIII vorliegt, festgehalten als „kein (einschlägiger) Eintrag" oder als Weitergabe an den Rechtsträger.

Nicht dokumentiert werden dürfen andere Eintragungen: Sie unterliegen laut Handreichung einem Verwertungsverbot. Nach der Einsichtnahme wird das Zeugnis der Person zurückgegeben oder vernichtet. Für Ehrenamtliche ist im Bistum Münster zusätzlich eine Einverständniserklärung zur Speicherung dieser drei Angaben einzuholen. Die Handreichung empfiehlt, dass eine neutrale Person die Einsicht vornimmt; Rottenburg-Stuttgart verlangt, dass eine verantwortliche Person aus dem Kreis der Hauptberuflichen bestimmt wird, im Pfarrbüro meist die Sekretärin oder der Sekretär.

Und die Daten haben ein Ende: Sie sind zu schützen und zu löschen, sobald keine Tätigkeit mehr ausgeübt wird; § 72a Abs. 5 SGB VIII nennt spätestens drei Monate nach Beendigung. Für Schulungsnachweise, Verhaltenskodex und Selbstauskunft gilt: dokumentieren, dass sie vorliegen (die Selbstauskunft laut Rottenburg-Stuttgart einmalig), und Löschfristen im Schutzkonzept festlegen.

Typische Fehler in der Praxis

• Abgelaufene Zeugnisse. Die Einsicht wurde vor sechs Jahren dokumentiert, niemand hat an die Wiedervorlage gedacht. Ohne Wiedervorlagesystem ist das der Normalfall, nicht die Ausnahme.
• Kopien im Ordner. „Zur Sicherheit" abgeheftete Zeugnisse oder Scans im Pfarrbüro-PC. Das ist unzulässig und muss bereinigt werden, mit Vernichtungsvermerk.
• Excel-Listen mit sensiblen Daten. Eine Tabelle, die neben Namen und Datum auch „Eintrag: ja/nein, Grund" enthält, auf einem Laufwerk, das alle Mitarbeitenden sehen. Verstoß gegen das Verwertungsverbot und gegen das KDG gleichzeitig.
• Zeugnis statt Einsicht. Ehrenamtliche schicken das Zeugnis per E-Mail oder WhatsApp-Foto, und damit liegt es auf fremden Servern, per E-Mail oft unverschlüsselt.
• Alle oder niemand. Entweder wird von jedem Lektor ein Zeugnis verlangt oder von keiner Ministrantenleitung. Die Zielgruppe ergibt sich aus der Tätigkeit, nicht aus der Bequemlichkeit.
• Kein Verantwortlicher. Präventionsfachkraft, Pfarrbüro und Gruppenleitung glauben jeweils, die anderen kümmern sich.
• Schulungen ohne Ablauf. Die Teilnahmebescheinigung liegt vor, aber niemand weiß, dass die Auffrischung nach fünf Jahren fällig ist.

Ein Verfahren aufsetzen: Nachweistypen, Fristen, Erinnerungen, Verantwortliche

Ein tragfähiges Verfahren braucht keine große Software, aber vier Festlegungen: Nachweistypen, Fristen, Erinnerungen und Verantwortliche. Wer sie trifft, hat das Thema im Griff, ob auf Papier, in einer Tabelle mit Zugriffsschutz oder in einem Nachweismodul.

1. Nachweistypen festlegen. Erweitertes Führungszeugnis, Präventionsschulung (mit Stufe), Verhaltenskodex, Selbstauskunft, je nach Tätigkeit auch Erste-Hilfe-Kurs oder Juleica. Jeder Typ bekommt eine Gültigkeitsdauer (fünf Jahre, drei Jahre, unbefristet) oder gilt einmalig.
2. Zielgruppen über Gruppen definieren. Nicht „alle Ehrenamtlichen", sondern: Leitungen und Helfer der Ministranten, Firmkatechese, Kinderchor, Zeltlager-Team. Wer der Gruppe beitritt, wird automatisch fällig; wer sie verlässt, fällt aus der Liste. Altersgrenzen Ihres Bistums gleich mit hinterlegen.
3. Verantwortliche benennen. Eine hauptberufliche Person nimmt die Einsicht vor und dokumentiert; die Präventionsfachkraft hat den Überblick; die Gruppenleitung sagt, wer neu dazukommt. Diese drei Rollen gehören ins Schutzkonzept.
4. Dokumentation minimieren. Pro Person und Nachweistyp nur: vorhanden ja/nein, Ausstellungsdatum, Datum der Einsicht, Ablaufdatum. Kein Freitext zu Einträgen, keine Kopien, keine Scans.
5. Fristen und Erinnerungen automatisieren. 90 und 30 Tage vor Ablauf eine Erinnerung an die betroffene Person und an die verantwortliche Stelle, mit Aufforderungsschreiben für die gebührenfreie Beantragung. Wer das per Hand macht, braucht einen festen Termin im Monat, an dem die Liste durchgesehen wird.
6. Status-Übersicht führen. Eine Matrix Person × Nachweistyp mit vier Zuständen (gültig, läuft bald ab, abgelaufen, fehlt) beantwortet die Frage der Präventionsstelle in einer Minute statt in einem Nachmittag.
7. Lösch- und Prüfrhythmus festlegen. Austritte quartalsweise abgleichen und Daten spätestens drei Monate nach Ende der Tätigkeit löschen; einmal jährlich das Verfahren mit der Präventionsfachkraft durchgehen.

Datenschutz der Nachweisdaten

Die Dokumentation der Einsicht ist selbst eine Verarbeitung personenbezogener Daten, und zwar solcher, die auf strafrechtliche Verurteilungen schließen lassen. Für die Pfarrei als Verantwortliche nach dem KDG heißt das:

• Zugriff beschränken. Nur die benannten Verantwortlichen sehen die Nachweisdaten, nicht die gesamte Gruppenleitung und nicht das ganze Pfarrbüro. In einer Software: eigenes Recht für das Nachweismodul; auf Papier: abschließbarer Schrank.
• Zweckbindung einhalten. Die Daten dienen nur der Prüfung der Eignung für die Tätigkeit. Für Rundmails, Statistiken oder Personalentscheidungen anderer Art dürfen sie nicht genutzt werden.
• Auftragsverarbeitung regeln. Liegt die Liste bei einem Dienstleister, braucht die Pfarrei einen Vertrag nach § 29 KDG und sollte den Serverstandort kennen. Fragen Sie den Datenschutzbeauftragten Ihres Bistums, ob das Verfahren ins Verarbeitungsverzeichnis gehört.
• Löschen, nicht archivieren. Nach Ende der Tätigkeit ist Schluss. Die Rahmenordnung verlangt eine dauerhafte Dokumentation der Einsicht, das SGB VIII eine Löschung nach Tätigkeitsende; die Präventionsstelle Ihres Bistums sagt Ihnen, wie beides zusammengeht.
• Erinnerungen datensparsam formulieren. Eine Erinnerungsmail nennt den Nachweistyp und das Ablaufdatum, nicht mehr. Sie geht an die betroffene Person, nicht an die ganze Gruppe.

Checkliste: Präventionsordnung, Nachweise, Fristen

• Präventionsordnung und Ausführungsbestimmungen unseres Bistums liegen vor; Altersgrenze und Schulungsstufen sind bekannt.
• Das institutionelle Schutzkonzept benennt, wer Einsicht nimmt, wer dokumentiert und wer erinnert.
• Für jede Gruppe mit Kontakt zu Minderjährigen ist festgelegt, welche Rollen ein erweitertes Führungszeugnis, eine Schulung, den Verhaltenskodex und die Selbstauskunft brauchen.
• Es gibt eine Vorlage für das Aufforderungsschreiben zur gebührenfreien Beantragung.
• Dokumentiert werden nur Einsichtnahme, Ausstellungsdatum und „kein einschlägiger Eintrag"; keine Kopien, keine Scans, kein Freitext.
• Für Ehrenamtliche liegt, soweit das Bistum es verlangt, die Einverständniserklärung zur Speicherung vor.
• Jeder Nachweis hat ein Ablaufdatum; 90 und 30 Tage vorher wird erinnert.
• Der Zugriff auf die Nachweisdaten ist auf die Verantwortlichen beschränkt.
• Austritte werden regelmäßig abgeglichen; Daten werden nach Tätigkeitsende gelöscht.
• Das Verfahren wird jährlich mit der Präventionsfachkraft überprüft und mit dem Datenschutzbeauftragten des Bistums abgestimmt.

Wer diese zehn Punkte abhaken kann, hat die Anforderungen der Präventionsordnung nicht nur erfüllt, sondern auch den Ordner los. Wie sich das in eine Plattform einfügt, die auch Gruppen und Personen führt, zeigt der Überblick Pfarrei-Software: Was sie können muss.

Häufige Fragen